クライアントから「例の共有スプレッドシート、確認お願いします」と連絡が来るたび、ChatworkやSlackの過去ログを必死にスクロールしてURLを探していませんか？
あるいは、ブラウザのブックマークバーがクライアントごとの共有リンクで溢れかえり、どれが最新のファイルか分からなくなっている方も多いはずです。1回30秒の「ファイル探し」も、1日10回繰り返せば5分。1ヶ月で2時間以上のロスになります。
本記事では、クライアントから共有されたファイルを自分の「マイドライブ」内に綺麗に整理し、1秒でアクセスできるようにするGoogleドライブの裏技を解説します。
毎回チャットを遡るのは卒業！ファイルが迷子になる理由
そもそも、なぜクライアントから共有されたファイルは迷子になりやすいのでしょうか。最大の原因は、共有されたファイルの保存先が自分の「マイドライブ」ではなく**「共有アイテム」**に振り分けられる点にあります。
Googleドライブの「共有アイテム」は、閲覧・編集権限を付与されたファイルが時系列順（または最後に開いた順）に無秩序に並ぶだけの保管庫です。
フォルダ階層を作って整理することができないため、案件が重なったり過去のファイルが増えたりすると、目的のファイルは一瞬で濁流に飲み込まれます。
結果として、「共有アイテムから探すより、クライアントとのチャット履歴からURLをクリックした方が確実で早い」という思考に陥り、毎回チャットツールを遡るという非効率なルーティンが生まれてしまうのです。
ワンクリックで解決！「ショートカット」の魔法
この「共有ファイル探すの面倒くさい問題」は、Googleドライブの標準機能である**「ショートカット」**を使うだけで劇的に解決します。
他人が所有権を持つファイルでも、自分のマイドライブ内に「アクセス用のドア」を設置できる機能です。
設定手順は以下の3ステップで完了します。
- ファイルを開く
クライアントから送られてきた共有ファイル（スプレッドシートやドキュメント）のURLを開きます。 - ショートカットを追加
画面左上、ファイル名の横にある「ドライブのアイコン（＋マーク）」をクリックします。
（※「ファイル」メニュー ＞ 「ドライブにショートカットを追加」からでも可能です） - 保存先を選ぶ
保存先として自分の「マイドライブ」を選択し、「追加」をクリックします。
たったこれだけです。ファイルを複製（コピー）しているわけではないため、クライアントが内容を更新すればリアルタイムで反映されますし、あなたが編集した内容も即座に相手に共有されます。これで、二度とチャットの履歴からURLを発掘する必要はありません。
複数案件もスッキリ！最強のフォルダ整理術
ショートカット機能の真価は、ここから紹介する「フォルダ整理術」と組み合わせることで発揮されます。複数のクライアントや案件を抱えている方は、以下のルールでマイドライブを構築してみてください。
1. クライアントごとに親フォルダを作成する
まずはマイドライブ内に「01_株式会社〇〇」「02_△△プロジェクト」といった案件ごとのフォルダを作成します。先ほど作成した共有ファイルのショートカットを、該当するフォルダに格納しましょう。
これで、自分のPCのローカルフォルダと全く同じ感覚で案件管理が可能になります。
2. ショートカットの名前を「自分専用」に変更する（※超重要）
クライアントから共有されるファイルの中には、「共有用_最新版」や「無題のスプレッドシート」など、パッと見で中身が分からないファイル名が付けられていることがあります。
実は、追加したショートカットの名前は自由に変更可能です。
ショートカットを右クリックして「名前を変更」を選択し、「【〇〇案件】進行管理表」など、自分が一瞬で理解できる名前に変えてしまいましょう。あくまで「自分側のショートカット名」が変わるだけなので、クライアント側の元ファイル名には一切影響しません。
3. スター機能と色分けで視認性を極限まで高める
現在進行形で毎日アクセスするショートカットやフォルダには、右クリックから「スターを追加」しておきましょう。左メニューの「スター付き」からワンクリックで呼び出せるようになります。
さらに、フォルダの色をクライアントごとに変更（右クリック＞「整理」＞「色」）しておけば、視覚的に迷う時間をゼロにできます。
共有ファイルに振り回される時間は今日で終わりにしましょう。ショートカット機能を使いこなせば、毎回URLを探すストレスから解放され、本来集中すべき業務に時間を注げるようになります。
